COMPLIANCE

Ziele und Aufbau der Compliance Organisation

Das Ziel des gruppenweiten Compliance-Management-Systems der VIG ist es, einerseits sicherzustellen, dass die für die VIG geltenden Rechtsbestimmungen sowie freiwillig übernommenen Verpflichtungen eingehalten werden, und andererseits eine Kultur der Integrität zu fördern, um die Reputation und den guten Ruf des Unternehmens zu schützen.

Der seit 2015 bestehende Bereich „Compliance (incl. AML)“ nimmt die Compliance-Aufgaben sowohl in der VIG Holding als Einzelgesellschaft als auch auf der Gruppenebene wahr und beschäftigt sich u.a. mit den Themen Versicherungsrecht (inkl. Solvency II), Emittenten-Compliance, Integritätsmanagement, Vertraulichkeit und Datenschutz, Geldwäscheprävention, Wertpapier-Compliance sowie Sanktionen und Embargos. Außerdem legt der Bereich Compliance-Standards fest, die die Förderung des Bewusstseins für Compliance in der Gruppe zum Gegenstand haben.

Der Head of Compliance (incl. AML) ist dem Gesamtvorstand unterstellt und berichtet direkt an diesen. Organisatorisch ist die Funktion von den anderen Schlüsselfunktionen der VIG getrennt, in Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und mit keinen operativen Aufgaben der VIG im Sinne der Kerngeschäftstätigkeit betraut.

Die Compliance-Organisation der VIG ist dezentral aufgebaut: Der Head of Compliance (incl. AML) arbeitet in enger Abstimmung mit den Compliance-Beauftragten der VIG Holding (vorwiegend Inhaber:innen von Schlüsselfunktionen, Bereichsleiter:innen und Sonderbeauftragte) und lokalen Compliance-Verantwortlichen der Gruppengesellschaften zusammen und koordiniert die Kommunikation mit diesen. Die Compliance-relevanten Themen werden u.a. im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Compliance-Komitee-Sitzungen behandelt.

Rechtskonformes und Ethisches Verhalten

Die VIG hat null Toleranz gegenüber Betrug und Korruption und lehnt jede Form von Korruption und Bestechung ausdrücklich ab. Strikt verboten sind demnach Angebot und/oder Annahme von Bestechungsgeldern sowie jegliche andere Formen von Korruption (sowohl im Privatsektor als auch im öffentlichen Bereich). Transparenz und Integrität sowie die Einhaltung von Gesetzen zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung werden von der VIG in allen Geschäftsbereichen gefordert und es wird großer Wert darauf gelegt, dass sich alle Gruppengesellschaften sowie deren Mitarbeiter:innen rechtskonform und ethisch korrekt verhalten. Für alle Mitarbeiter:innen der VIG gilt verpflichtend der Code of Business Ethics (ein gruppenweit einheitlicher Verhaltenskodex), der Grundsätze betreffend Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu Menschenrechten, Antidiskriminierung, Vermeidung von Interessenkonflikten sowie Korruption und Bestechung, Vertraulichkeit und Datenschutz, Vermeidung von Marktmissbrauch, fairem Wettbewerb und verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt sowie Fragen der sozialen Verantwortung festlegt und im Groupnet der VIG verfügbar ist.

Für die Anwendung des Code of Business Ethics ist auf oberster Ebene der Vorstand der VIG verantwortlich. Die Führungskräfte tragen die Verantwortung für die Befolgung der Regelungen in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Die Compliance-relevanten Themen werden den Mitarbeiter:innen im Rahmen von Compliance-Schulungen vermittelt.

Kontrolle über die Einhaltung der Vorkehrungen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption

Um die Werte und Normen der VIG nicht nur zu vermitteln, sondern deren Einhaltung, insbesondere hinsichtlich Sachverhalte im Zusammenhang mit Bestechung und Korruption, auch zu kontrollieren, überprüft der Bereich Internal Audit in regelmäßigen Abständen, ob es verdächtige Verhaltensweisen bzw. Vorfälle gibt, die ein rechtswidriges Verhalten vermuten lassen. Neben Routineprüfungen kommt es auch zu anlassbezogenen Sonderprüfungen in jenen Fällen, in denen konkrete Verdachtsmomente eine solche Prüfung sinnvoll und notwendig erscheinen lassen.

Anlaufstelle für Fragen zu Bestechung und Korruption

Der Bereich Compliance (incl. AML) steht als Anlaufstelle für die Beantwortung von konkreten Fragen und die Abgrenzung von Zweifelsfragen jederzeit zur Verfügung.

Umgang mit Hinweisen zu Bestechung und Korruption

Für die Meldung von Hinweisen in Zusammenhang mit Bestechung und Korruption stehen die von der VIG in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen eingerichteten Meldekanäle zur Verfügung. Details zum Thema Whistleblowing finden Sie hier.

Unabhängig davon, wie Hinweise beim Bereich Compliance (incl. AML) einlangen, werden diese mit großer Sorgfalt und unter Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Vorschriften bearbeitet. Sowohl die Hinweisgeber:innen als auch die beschuldigten Personen unterliegen dabei den Schutzvorschriften zu Vertraulichkeit und Datenschutz. Die damit im Zusammenhang stehenden Sachverhalte, Abläufe und handelnden Personen werden genau und so lange überprüft, bis jeder Verdacht restlos ausgeräumt und alle Ungereimtheiten aufgeklärt wurden.

Umgang bei Aufdeckung von Bestechungs- und Korruptionsfällen

Für den Fall, dass sich Verdachtsmomente im Zuge der Prüfung erhärten und als richtig herausstellen sollten, wird mit aller Härte durchgegriffen und es werden entsprechende Maßnahmen gesetzt.